Wer weitergibt, steht dafür gerade: Drei Absprachen gegen Workslop

Vor gut einem Jahr musste sich Deloitte in Australien bei der dortigen Bundesregierung entschuldigen. In einem Bericht, für den das Beratungshaus einen sechsstelligen Betrag in Rechnung gestellt hatte, fanden sich mehrere Fehler, die auf KI zurückgingen. Das ist die teure, öffentliche Ausprägung dessen, worum es in dieser Serie geht. Im Alltag läuft es leiser ab. In der Studie, mit der wir die Serie begonnen haben, hatten 40 Prozent der Befragten allein im zurückliegenden Monat Workslop auf dem Tisch.

In den vergangenen zwei Wochen haben wir gesehen, was Workslop kostet und dass er vor allem aus pauschalen Vorgaben, Arbeitsdruck und Unsicherheit im Team entsteht. Heute geht es um die Seite, die ein Team selbst in der Hand hat.

Teil 3 und Finale unserer Serie: „Wenn KI mehr Arbeit macht, als sie spart“.

Der Aha-Effekt: Workslop gedeiht im Verborgenen

Forschende der University of Melbourne haben 32.352 Beschäftigte in 47 Ländern befragt. Zwei Drittel derer, die KI im Job nutzen, haben sich schon auf ein KI-Ergebnis verlassen, ohne es zu prüfen. 61 Prozent haben verschwiegen, dass sie KI benutzt haben, und 55 Prozent haben KI-Material als eigene Arbeit ausgegeben. Erst die Kombination macht es gefährlich. Wer nicht weiß, dass ein Text von einer KI stammt, prüft ihn auch nicht mit der Sorgfalt, die er bräuchte, und so wandert ein Fehler von Schreibtisch zu Schreibtisch, bis er im ungünstigsten Fall erst beim Kunden auffällt.

Drei Absprachen, die ein Team braucht

Wer weitergibt, steht dafür gerade: Diese Absprache ist die wichtigste der drei, die beiden anderen bauen auf ihr auf. Wer ein Ergebnis weiterreicht, ist dessen Autor, gleichgültig, wie der erste Entwurf entstanden ist. Die Forschenden aus Melbourne geben dafür einen schlichten Maßstab: Wer ein Ergebnis nicht erklären oder verteidigen kann, sollte es nicht verwenden. Praktisch lässt sich das in eine Frage übersetzen. Könntest Du jede Aussage in dem Dokument am Telefon begründen, ohne nachzuschauen?

Bei wichtigen Ergebnissen wird offengelegt, wie sie entstanden sind: Das gilt nicht für jede E-Mail. Wo aber viel auf dem Spiel steht, also bei Angeboten, Kundenunterlagen oder Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung, gehört ein kurzer Hinweis dazu, an welcher Stelle KI mitgearbeitet hat und was anschließend von Menschen geprüft wurde. Ein Satz am Ende reicht. Die Forschenden empfehlen das ausdrücklich, weil es Sorgfalt sichtbar macht und verhindert, dass man als nachlässig oder unzuverlässig wahrgenommen wird.

Kritik gilt dem Text, nicht der Person: Hier entscheidet sich, ob die ersten beiden Absprachen im Alltag halten. Die Frage „Hast Du das mit KI gemacht?“ klingt nach Vorwurf, und wer sie hört, verteidigt sich, statt nachzubessern. Wo die zweite Absprache gilt, erübrigt sich diese Frage ohnehin. Hilfreicher ist eine Rückmeldung, die an einer konkreten Stelle ansetzt, etwa so: „In Abschnitt zwei fehlt der Bezug zu unserem Projekt. Woher stammt die Zahl im dritten Absatz?“ So kommt das Problem auf den Tisch, ohne dass jemand bloßgestellt wird, und wer so angesprochen wird, traut sich beim nächsten Mal eher, selbst nachzufragen.

Der Test vor dem Absenden

Vier Fragen, die Dich vor dem Weitergeben von jedem wichtigeren Dokument eine Minute kosten.

1. War KI für diese Aufgabe überhaupt das richtige Werkzeug? Diese Frage überspringen viele, sagen die Forschenden.
2. Kann ich jede Aussage begründen?
3. Habe ich Fakten und Zahlen geprüft und den Text auf die Empfängerin oder den Empfänger zugeschnitten?
4. Würde ich das genauso abschicken, wenn mein Name als einziger darunter stünde?

Wer bei einer dieser Fragen zögert, ist noch nicht versandbereit.

Warum diese Serie mit einer Unterschrift endet

Drei Wochen lang ging es um Kosten, Ursachen und Absprachen. Am Ende steht ein Grundsatz, der älter ist als jede Software: Verantwortung lässt sich nicht an ein Werkzeug abgeben. KI macht es lediglich sehr viel leichter, das im Tagesgeschäft zu vergessen, weil ein fertig aussehender Text in Sekunden auf dem Bildschirm steht. Ein Team, das diesen Grundsatz einmal ausdrücklich vereinbart, vermeidet einen Teil der Nacharbeit, über die wir in Teil 1 gesprochen haben, und muss dafür auf die Vorteile der Werkzeuge nicht verzichten.